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ENERGY CENTERCon el fin de abaratar costos, en las últimas décadas, varias empresas dejaron de contar con una flota propia de vehículos y se fueron inclinando hacia el alquiler de unidades, promovidas por agencias cuyos servicios incluyen características de las más variadas.
Debido al abanico de posibilidades que brindan las mencionadas agencias, la empresa que desee alquilar una flota debe tener en cuenta una gran cantidad de variables antes de tomar la decisión final. A continuación, te contamos todo lo que tenés que saber al respecto.
El tipo de vehículo que se necesita
Uno de los aspectos clave al contratar vehículos es el propósito de su uso. No es lo mismo utilizarlos para el traslado de una o dos personas, que para grupos numerosos, transporte de carga, o para realizar viajes cortos o largos.
Una vez determinado el uso, que definirá características como la cantidad de asientos y la capacidad de carga, se puede elegir entre diferentes tipos de vehículos. Por ejemplo, un auto compacto, mediano o grande es adecuado para la ciudad o viajes largos sin mucha carga. Para necesidades de carga, una camioneta o utilitario es ideal. Para el traslado de personal, un furgón es una buena opción.
El costo y el presupuesto disponible
Claro que para llevar a cabo el alquiler de un vehículo o de una flota es necesario tener bien en claro qué costo conlleva hacerlo. Para este rubro no solo es importante saber cuál es el valor del alquiler, sino también el del seguro y mantenimiento. En este último se incluyen gastos de combustible y posibles reparaciones, por citar algunos.
A la hora de alquilar, el mercado suele ofrecer dos tipos de opciones: el leasing y el renting. Se diferencian por su duración, pagos, beneficios, restricciones y posibilidad de compra, entre otros aspectos.
Leasing
La modalidad leasing está dedicada a empresas que, tras completar el tiempo de alquiler del auto, planean comprarlo. Esta es, justamente, la gran diferencia con respecto al renting. La compra se puede llevar a cabo sobre un valor determinado previamente, que contemple el precio del vehículo y su uso. Eso sí: siempre tras cumplir con el periodo de alquiler.
En el leasing, se plantea una duración del alquiler a largo plazo, llegando hasta los cinco años. En ese tiempo, los pagos son de tipo mensual e incluyen intereses, mientras que también se pueden llegar a presentar ciertos beneficios, como el servicio de mantenimiento básico bonificado.
En este tipo de contratación, la agencia que alquila los vehículos suele incluir límites al kilometraje a realizar, por lo que, en caso de superarlos, se pueden llegar a generar costos extra.
Renting
Quien alquila un vehículo a través de la modalidad renting tiene que saber que no se lo quedarán al terminar el contrato. Está dedicado a aquellas empresas que necesitan un vehículo, pero no quieren preocuparse por adquirirlo ni por su mantenimiento.
En el renting, los pagos también son mensuales, pero su valor es fijo. ¿Qué incluye? Mantenimiento, reparaciones, seguro y otros beneficios, que hacen que el costo pueda llegar a ser más alto que el del leasing.
Además, el vínculo con la agencia puede ser a corto o mediano plazo, sin llegar a lo que ofrece el leasing. Este tipo de alquiler también contempla restricciones al kilometraje, pero suele ser más flexible que el anteriormente mencionado.
El mantenimiento y el seguro
Además de lo ya expresado con el leasing y el renting, vale mencionar que es importante asegurarse tener cubierto el mantenimiento del o de los vehículos, con el fin de tenerlos en buen estado y evitar inconvenientes.
En el mismo sentido, a la hora de adquirir un servicio de alquiler es recomendable verificar si los vehículos cuentan con garantía extendida, para así estar cubiertos ante cualquier imprevisto que pueda surgir al momento del uso.
Otro aspecto destacado de cara al uso del auto y posibles fallos radica en el seguro. Siempre hay que conocer si él o los vehículos están asegurados, y, si es así, qué plan contemplan. Dependiendo del uso y valor del rodado, se puede elegir si contar con un seguro que cubra daños a terceros, o también al vehículo propio, robos y demás.
El contrato
Al iniciar cualquier vínculo que incluya un contrato, siempre es recomendable leer todo lo escrito en la documentación que certifica el convenio. En el caso del alquiler de vehículos sucede lo mismo: no se trata de una cuestión de confianza, sino de que todas las partes cumplan con lo estipulado.
Para el tipo de acuerdo que nos compete en esta nota, hay que prestar especial atención a que los vehículos alquilados cumplan con todas las normas locales, referidas no solo a seguridad (asistencias y elementos obligatorios, por ejemplo), sino también a las emisiones contaminantes.
A lo ya mencionado, también se agregan los términos y condiciones de un vínculo por leasing o renting. Es decir, se recomienda conocer al detalle la duración, restricciones, posible renovación o compra y beneficios, entre otros puntos.
Un detalle no menor radica en las posibles modificaciones que pueda llegar a tener la empresa y, por ende, la expansión o disminución de su flota. Estas variantes, en caso de que en algún momento se concreten, deben estar contempladas en el contrato.
La reputación de la agencia
A la hora de buscar una agencia de alquiler de autos, es importante tener en cuenta su reputación, ya sea para una posterior negociación, pero, y más importante aún, lo que pueda suceder tras un potencial acuerdo.
En particular, es relevante saber qué tipo de soporte y servicio de postventa ofrece, pero también cómo es su servicio de atención al cliente, para así no llevarse una desagradable sorpresa más adelante.
Combustible a utilizar y su eficiencia
Yendo a la mecánica de los vehículos, vale destacar que siempre es mejor conocer el consumo de combustible del o de los vehículos a alquilar, debido a los costos que se pueden llegar a generar. En ese sentido, cuanto más eficientes, más baratos serán.
También hay que tener en cuenta el perfil de la empresa en materia ecológica. Si tiene un perfil de sustentabilidad, seguramente deba alquilar unidades con motores híbridos o eléctricos por sobre los de combustión interna. Esto también forma parte del siguiente ítem: la imagen corporativa.
Imagen corporativa de la empresa
Si la empresa se dedica a tecnologías amigables con la naturaleza, debería tener en cuenta el alquiler de vehículos a batería, o al menos híbridos, para así no generar pensamientos negativos en sus seguidores.
Al vehículo no solo se lo puede utilizar como transporte, sino también como publicidad móvil. El ploteo permite que, por ejemplo, se coloque el logo de la empresa en el frente del auto. Esta posibilidad dependerá de lo estipulado en el contrato con la agencia de alquiler.
Por último, es importante que los vehículos de la empresa permanezcan en buen estado, especialmente para la mirada de los clientes. Este cuidado se potencia si el rodado está ploteado, ya que la identificación permite un mayor conocimiento de la empresa en cuestión para la sociedad.
Seguridad y tecnología de los vehículos
Finalmente, a la hora de alquilar un auto o una flota, es recomendable que cuenten con las últimas novedades en materia de seguridad. Además de algunas asistencias y elementos que son obligatorios en Argentina (como el ABS y los airbags), debería tener las denominadas ADAS (sigla de Sistemas Avanzados de Asistencia al Manejo, en inglés).
Otro detalle que puede facilitar el manejo de la flota es que cada vehículo cuente con un sistema operativo capaz de incluir GPS y conexión con internet, para así tener herramientas de conectividad y monitoreo.
Ahora ya lo sabes: para alquilar un vehículo a una empresa, es importante considerar diversas variables para lograr un acuerdo exitoso que facilite la logística de la compañía.
