Qué es el geofencing: la tecnología ideal para administradores de flotas

En las últimas décadas, la forma de movernos cambió. Ya quedaron atrás las guías y mapas de papel, para dar paso a sistemas y tecnologías satelitales que son capaces de mostrarnos en dónde nos encontramos en cada momento. Sobre esta base se creó el geofencing.

Las principales empresas del mundo suelen contar con administradores de flotas. Es decir, con prestadores que controlan el uso de sus vehículos, para así mejorar su desempeño y evitar cualquier inconveniente.

¿Y qué pasa si estos administradores de flotas trabajan con geofencing? Desde En Movimiento quisimos indagar sobre el tema, y contarte por qué el geofencing es una tecnología indispensable para quienes controlan un grupo de vehículos privados.

Geofencing: Definición y funcionamiento

Para entender el significado de la palabra “geofencing”, bien vale dividirla: por un lado, tenemos “geo”, de geografía, y por el otro “fencing”, que deriva de “fence”, que significa “valla” en inglés. Entonces, podríamos decir que es una valla geográfica, o, mejor dicho, un delimitador geográfico.

El geofencing actúa a partir de tecnologías de localización geográfica, como el GPS, para delimitar una zona del mundo real de forma virtual. Además, trabaja con redes wifi, Bluetooth y datos móviles.

¿Cuál es el fin del geofencing? Dar cuenta de si un elemento, dispositivo o vehículo superó o no las fronteras establecidas. Estos límites pueden ser:

• Círculos: conformados alrededor de un eje central, como un local.
• Polígonos: más complejos, abarcan lugares específicos, como parques o ciudades.

Entre sus múltiples usos, el geofencing se emplea en el manejo de flotas de vehículos de empresas. Resulta sumamente útil en determinados aspectos, pero también cuenta con sus limitaciones. Veamos de qué estamos hablando.

Uso del geofencing en flotas

En líneas generales, el geofencing es una herramienta destacada para la administración de flotas, ya que permite optimizar el control, la seguridad y la eficiencia de sus vehículos en tiempo real.

A través del geofencing, los administradores de las flotas se aseguran de que los rodados se mantengan dentro del camino o zona indicada para su uso, teniendo en cuenta no solo su trayecto, sino el lugar de su inicio y también de su final.

En detalle, los organizadores de flotas pueden utilizar el geofencing para:

Monitoreo de rutas

• Optimización: Permite asegurarse de que los/as conductores/as sigan las rutas planificadas, estableciendo los perímetros virtuales a lo largo del camino. Si un vehículo sale de allí, se genera una alerta, lo que permite investigar desvíos o evitar el mal uso de los vehículos, por ejemplo.
• Mejora de la eficiencia: Ayuda a asegurar que quienes manejan no tomen caminos innecesarios, optimizando el uso del combustible y el tiempo del trayecto.

Control de zonas de entrega y recogida

• Se pueden crear geocercas alrededor de áreas de entrega o zonas de carga, lo que permite activar alertas automáticas cuando un vehículo entra o sale de allí. Se mejora la coordinación logística y asegura que los vehículos lleguen a tiempo a sus destinos.
• Automatización de tareas: Cuando el vehículo entra en una zona de entrega, puede activar tareas automáticas, como la notificación al cliente o la apertura de una puerta de carga.

Seguridad de la flota

• Prevención de robo: Al establecer geocercas alrededor de estacionamientos o áreas donde los vehículos deben permanecer, los administradores pueden recibir alertas instantáneas si un vehículo sale de la zona sin autorización, lo que permite una respuesta rápida ante robos.
• Seguimiento de activos: También puede usarse para rastrear equipos y elementos importantes que se mueven con la flota, asegurando que se mantengan dentro de las zonas predefinidas.

Cumplimiento normativo

• En algunas áreas, existen leyes que limitan el acceso de determinados tipos de vehículos a ciertas zonas (por ejemplo, áreas restringidas). Usando geofencing, los administradores de flotas pueden asegurarse de que las máquinas no entren allí, evitando multas y sanciones.
• Se puede usar para controlar los tiempos de manejo y descanso. Si un conductor debe detenerse en ciertas áreas para descansar, el sistema puede generar alertas cuando el vehículo entra o sale de allí.

Gestión de horarios y tiempos de inactividad

• Puede ayudar a los administradores a controlar los tiempos de inactividad, al monitorear cuándo los vehículos están detenidos en áreas específicas, como estaciones de carga o lugares para descansar. Esto permite evitar demoras innecesarias o inactividad prolongada, mejorando la eficiencia operativa.
• Se pueden generar informes detallados sobre cuánto tiempo pasan los vehículos en cada zona, lo que facilita el análisis del rendimiento de las operaciones.

Mejora de la comunicación y planificación

• Cuando un vehículo entra en una zona delimitada, los administradores pueden recibir notificaciones automáticas que les permiten mejorar la planificación y coordinación. Esto es especialmente útil en operaciones de carga y descarga, ya que las empresas se pueden preparar con antelación.
• Notificaciones a los clientes: En el caso de las flotas de entrega, los clientes pueden recibir alertas automáticas cuando el vehículo está cerca de su ubicación, mejorando la experiencia del envío.

Control del uso no autorizado de vehículos

• Los administradores pueden utilizar el geofencing para detectar usos no autorizados del vehículo (por ejemplo, fuera del horario determinado) o no relacionados con el trabajo (en áreas prohibidas). Esto ayuda a reducir los costos que esas acciones generan.
• También se puede controlar el comportamiento de quien maneja, lo que mejora la seguridad y el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Limitaciones del geofencing

Más allá de que se trata de una tecnología sumamente útil, también hay que tener en cuenta que el geofencing cuenta con algunas limitaciones:

• Precisión: Depende de la tecnología utilizada. El GPS es más preciso en exteriores, mientras que Wi-Fi y Bluetooth pueden ser más adecuados para interiores.
• Privacidad: Dado que el geofencing implica la recopilación de datos de ubicación, plantea preocupaciones sobre la privacidad. Es importante que los usuarios estén conscientes de cómo se utilizan sus datos y que den su consentimiento.
• Consumo de batería: El uso constante del GPS y otras tecnologías de localización puede agotar la batería de los dispositivos móviles.

Ahora ya sabés todo sobre el geofencing, una tecnología existente desde hace ya algunas décadas, y que presenta múltiples beneficios para la administración de flotas, pero también tiene sus limitaciones.